Cotizaciones
El modulo de Cotizaciones permite crear ofertas comerciales para clientes antes de generar una factura, por esa razón no afecta inventario, cuentas por cobrar, pagos, contabilidad ni obligaciones fiscales hasta que se convierte en una factura.
Estados de Una Cotización
Una cotización puede tener los siguientes estados:
- Borrador: Es una Cotización en preparación
- Generada: Es una Cotización lista para compartir a factura
- Anulada: Es una Cotización Eliminada, solamente se permite Duplicar o acciones relacionadas a Imprimir
Acciones de una Cotizaciónes
En una Cotización se puede hacer las siguientes acciones:
- Crear: Permite preparar una nueva oferta comercial para un cliente
- Guardar: Actualiza cambios en una cotización editable
- Generar: Cierra la edición del borrador y deja la cotización lista para compartir o convertir
- Enviar por Correo: Envía la cotización al correo indicado.
- Imprimir: Imprimir Cotización Seleccionada
- Descargar PDF: permite descargar el PDF de la cotización
- Compartir Link: Genera un LINK para poder visualizar la cotización, este link no tiene restricciones y se puede acceder sin iniciar sesión
- Anular: Permite anular una cotización de forma permanente
- Duplicar: Rellena una cotización copiando los datos de otra
- Convertir a Factura: Rellena una factura a partir de la cotización
Guia para Usar Cotizaciones:
- Acceder a “Cotizaciones” desde el Menu de Ventas
- Dar Clic en “Agregar” para crear una Cotización
- Rellenar los campos de tu Cotización (funcionan igual que Factura), y darle clic a “Crear Cotización
- Puedes visualizar la Cotización creada en la tabla y dandole al icono del “ojo” para ver más detalles
- Al seleccionar, podremos elegir las siguientes Acciones:
- Dar Click en “Generar” y Nuestra Factura pasara a estado Generada
- Luego Seleccionar la opción “Convertir a Factura”
- Se nos Abrirá una Factura con los datos de la Cotización, Podemos dar Clic en “Crear Factura”
- Ahora Nuestra Cotización se ha vinculado a la Factura Creada
- Asimismo podemos visualizar la Cotización vinculada en la Factura si damos clic en “Cotización”
- De igual forma, podemos ver la Factura vinculada a nuestra Cotización, si le damos clic en “Facturado”
Preguntas frecuentes
¿Puedo Convertir más de una Factura con la misma cotización?
- No, solo es posible generar una Factura, con una cotización. Si se desea reutlizar la cotización, se recomienda usar la opción de duplicar y trabajar con la nueva versión
¿Puedo editar mis Cotizaciones?
- Mientras está en borrador, la cotización se puede modificar. Después de generarla o anularla, queda congelada. Si se necesita modificar una cotización ya cerrada, la opción recomendada es duplicarla y trabajar sobre una nueva versión
¿Las Cotizaciones mueven Inventario?
- No, agregar productos a una cotización no descuenta stock ni reserva inventario, el movimiento ocurre al converitirla en Factura
¿Se puede Agregar Pagos en Cotizaciones?
- No, la cotización no representa deuda del cliente. Por eso no se pueden poner pagos en cotizaciones; sino hasta Convertirla en Factura
¿Puedo trabajar con Cotizaciones Vencidas?
- Si, una cotización en estado vencida, solo es un estado visual, sigue teniendo las mismas acciones que una Cotización Generada
¿Puedo Convertir más de una Factura con la misma cotización?
- No, solo es posible generar una Factura, con una cotización. Si se desea reutlizar la cotización, se recomienda usar la opción de duplicar y trabajar con la nueva versión